Na czym polega digitalizacja dokumentów i jakie korzyści może przynieść w firmie

Coraz częściej możemy spotkać się z elektronicznymi fakturami i umowami. Wygodne przesyłanie i udostępnianie danych znacznie ułatwiło życie podmiotom prywatnym, jak też i przedsiębiorstwom. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że firma wcale nie musi samodzielnie podejmować się zadania digitalizacji dokumentów i może skorzystać z pomocy specjalistów.

Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja to działania, które mogą dotyczyć dokumentów, dźwięków, fotografii, dzieł sztuki i innych. Dla powodzenia procesu, kluczowe jest dobranie właściwego urządzenia, które zarejestruje przedmiot, a następnie pozwoli na zapis treści w formie elektronicznej. W przypadku dokumentacji, z którą spotykamy się w firmie, oczywiście takim urządzeniem jest skaner. Warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, że podstawowe rozwiązanie tego typu sprawdzi się jedynie do digitalizacji w bardzo małych firmach. Tylko wtedy manualne skanowanie każdej strony dokumentu nie wpłynie negatywnie na organizację pozostałych obowiązków służbowych pracowników.

W nieco większych przedsiębiorstwach, do przeprowadzenia digitalizacji poleca się nieco bardziej zaawansowany sprzęt, wyposażony w podajnik. W firmach, w których obieg dokumentów jest intensywny, samodzielny proces digitalizacji dokumentów nie będzie opłacalny – pochłonie dużo czasu oraz może nie przynieść pożądanego skutku. To właśnie takie większe przedsiębiorstwa najczęściej zgłaszają zapotrzebowanie na profesjonalną pomoc w skanowaniu i digitalizacji dokumentów.

Skanowanie i digitalizacja dokumentów firmowych

Przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają zalety posługiwania się dokumentami zapisanymi w formacie cyfrowym. Do najważniejszych zaliczyć można:

  • Wygodę

Korzystanie z elektronicznych dokumentów jest wygodne z kilku względów. Po pierwsze, pozwala na bardzo szybki dostęp do treści. Tutaj należy zaznaczyć, że dotyczy to zarówno bieżących plików, które wyszukujemy na służbowym komputerze, jak też dokumentów, zawartych w elektronicznych archiwach. Wygoda wiąże się również z możliwością współpracy zatrudnionych osób nad jednym plikiem. Nie ma więc tu mowy o ewentualnych przestojach czy o spowolnieniu procesów, bo każda upoważniona osoba ma nieskrępowany dostęp do pliku.

  • Bezpieczeństwo

Papier to materiał bardzo podatny na różnego rodzaju uszkodzenia i zniszczenia. Dokument łatwo jest więc przez przypadek uszkodzić lub nawet zagubić. W takich sytuacjach warto dysponować elektroniczną wersją umowy, faktury, zaświadczenia itp. Dzięki temu nie tylko przedsiębiorstwo może utrzymywać dobre relacje z partnerami, kontrahentami, ale również jest doskonale przygotowane na wszelkiego rodzaju zewnętrzne kontrole.

  • Kontrolę

Digitalizacja dokumentów pozwala sprawniej zapanować nad zgromadzoną dokumentacją. Kolejnym krokiem, zaraz po skanowaniu i digitalizacji, powinien być proces elektronicznej archiwizacji. Poleca się ją wykonywać zwłaszcza firmom z dłuższym stażem. Uporządkowanie akt pozwala doskonale zorientować się w tym, które dokumenty należy jeszcze przechowywać, a które z nich wkrótce będzie trzeba przeznaczyć do zniszczenia.

  • Oszczędność miejsca

Wynajem pomieszczenia pod archiwum, kupno specjalistycznych szaf – tego typu inwestycje mogą pochłonąć dużo pieniędzy. Oczywiście dane elektroniczne również trzeba właściwie zabezpieczyć. Nośniki powinny być przechowywane w odpowiedniej temperaturze i wilgotności, aby pozwalały na odczyt informacji przez jak najdłuższy czas. Nadal jednak zajmują dużo mniej miejsca i łatwiej jest zaplanować dla nich odpowiedni system ochrony.

Digitalizacja oraz archiwizacja danych elektronicznych to popularne usługi związane z zarządzaniem dokumentacją firmową. Przedsiębiorstwa zdają sobie sprawę ze swoich ograniczeń i wolą powierzyć te zadania jednostkom, dysponującym odpowiednią infrastrukturą, doświadczeniem oraz kwalifikacjami. Firmy, takie jak Rhenus Data Office Polska dodatkowo proponują również profesjonalne przechowywanie nośników w zabezpieczonych miejscach oraz utylizację nośników.

Ocena czytelników
[Głosów: 1   Average: 5/5]