Do realizacji projektu niezbędny jest dobry brief – jak go przygotować?

Budowa aplikacji lub systemu wymaga dobrego przygotowania. To oczywiste! Dlaczego zatem brak przygotowania jest ciągle najczęstszą przyczyną niepowodzeń? Dlaczego błędy popełniane na tym etapie prac tak często przekładają się na brak możliwości terminowego zakończenia projektu lub na przekroczenie założonego budżetu?

Nawet najlepsze przygotowanie projektu nie gwarantuje wyeliminowania wszystkich problemów. Ale przestrzeganie dwóch podstawowych zasad sprawi, że budowa oprogramowania stanie szybsza, łatwiejsza i mniej stresująca. Zasady te są na tyle uniwersalne, że można je stosować niezależnie od prowadzonego projektu. Będą pomocne zarówno w przypadku stron internetowych, aplikacji mobilnych oraz skomplikowanych systemów ERP lub CRM.

Przygotowanie briefu

Przedsiębiorcy najlepiej znają swoje firmy i branże, w których działają. Dlatego przygotowanie dobrego briefu nie powinno stanowić dla nich poważnego wyzwania. Co powinien zawierać taki dokument?

Należy zacząć od sprecyzowania celów, jakie chcemy osiągnąć dzięki nowemu oprogramowaniu. Najprostszym sposobem jest przygotowanie opisu modelu biznesowego, który ma być wspierany przez system informatyczny. Opis ten musi być jednak na tyle szczegółowy, aby nie pozostawiał miejsca na dowolną interpretację przebiegu poszczególnych procesów i występujących pomiędzy nimi zależności.

Kolejnym ważnym krokiem jest opisanie struktury organizacyjnej, czyli grup pracowniczych oraz ich roli w firmie. Pozwoli to na przygotowanie oprogramowania, które ułatwi pracę wszystkim jego użytkownikom.

Komunikacja z wykonawcą

Warto pamiętać, że dobry brief to tylko podstawa. Aby doprowadzić projekt budowy dedykowanego oprogramowania do szczęśliwego finału niezbędna jest jakościowa komunikacja z jego wykonawcą. Pierwszym jej elementem powinno być upewnienie się, że założenia aplikacji lub systemu zostały dobrze zrozumiane. I naprawdę nie warto oszczędzać czasu na ten etap, bo ma on wpływ na wszystkie kolejne.

Dobra komunikacja na początku prac projektowych powoduje także jej znaczne ułatwienie w kolejnych fazach. Pozwala na zbudowanie partnerskich relacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Umożliwia przełamanie barier formalnych, które są najczęstszą przyczyną problemów w porozumiewaniu się.

Nie należy jednak zapominać o przynajmniej częściowym zaplanowaniu przebiegu komunikacji. Ustalenie sztywnych terminów spotkań lub telekonferencji oraz maksymalnego czasu odpowiedzi na zadawane pytania to absolutnie podstawowe elementy każdej umowy. Ustalenia takie pozwalają na uniknięcie wielu nieporozumień.

Warto również pamiętać, że budowa oprogramowania to zaledwie początek projektu. Po jego zakończeniu rozpoczyna się równie ważna faza – utrzymanie i modyfikacja. Dobra komunikacja w fazie przygotowania wpływa również na lepsze zrozumienie potrzeb w przypadku konieczności modyfikowania funkcjonalności oprogramowania. A takie potrzeby pojawią się na pewno. Nie wiadomo tylko jak szybko to nastąpi.

Ocena czytelników
[Głosów:0    Średnia:0/5]