Co powinieneś wiedzieć o archiwizacji danych elektronicznych?

Im większa jest Twoja firma, tym więcej dokumentów przez nią przepływa. Bywa i tak, że nasze firmowe archiwum, wraz z rozwojem firmy, zaczyna rozrastać się do wprost absurdalnych rozmiarów. Rozwiązaniem tego problemu jest oczywiście, jak przystało na XXI wiek, przejście na archiwum elektroniczne. Dzisiaj kilka słów na ten temat.

Czym jest cyfrowa archiwizacja danych?

Definicyjnie, jest to działanie polegające na przeniesieniu informacji z jednego urządzenia na inne, by móc je bezpiecznie przechowywać przez długi czas. Istotne jest także, by po przeniesieniu nadal były dostępne dla użytkownika.

Co właściwie należy archiwizować?

Typowe dokumenty przechowywane w archiwum to dane firmy, dane księgowe, dane kadrowe, dane osobiste, kontrakty, umowy, dane finansowe, materiały szkoleniowe, a także pliki audio i video.

Więcej danych, mniej papieru, ale…

Korzyści związane z archiwizacją elektroniczną, są oczywiste:  mniej papieru, większa przejrzystość wszystkich procesów biznesowych, niepodważalna zgodność dokumentów z oryginałami, a także trwałość. Jednak podobnie jak przechowywanie dziesiątek ton tradycyjnych, papierowych problemów bywa problematyczne, podobnie przechowywanie dziesiątek terabajtów danych rodzi inne, specyficzne problemy. Jakie?

Problemy związane z przechowywaniem danych elektronicznych

Do najważniejszych problemów związanych z danymi w formie elektronicznej należą przede wszystkim:

Ryzyko

Jeśli w siedzibie firmy przechowujemy różnego rodzaju fizyczne nośniki danych, takie jak dyski HDD czy taśmy back-upowe, może się zdarzyć, że nieprzewidziany wypadek sprawi, że zostaną zniszczone. Rodzi to oczywiście konieczność posiadania dwóch wersji, w przynajmniej dwóch miejscach, a to z kolei generuje…

Koszty

Własne maszyny oraz systemy zabezpieczające są nie tylko drogie, ale także kosztowne w utrzymaniu. Nic dziwnego, że wielu przedsiębiorców woli postawić na współpracę z firmą zewnętrzną. Tym bardziej, że każda firma zobowiązana jest do archiwizowania danych, a zatem nie ma możliwości ucieczki przed tym tematem.

Korzyści z przechowywania danych poza siedzibą firmy

  • Bezpieczeństwo naszych danych zapewnia firma, która najczęściej posiada wszystkie potrzebne do tego certyfikaty,
  • Warunki przechowywania nośników są optymalne, a zatem nie musimy się martwić, czy mamy w firmie odpowiednią wilgotność czy temperaturę,
  • ochrona przed utratą danych – firmy zajmujące się archiwizacją mają więcej zabezpieczeń i możliwości backupowania.

 

Podsumowując, archiwizacja danych elektronicznych przynosi wymierne korzyści biznesowe. Jednak, żeby działanie to było optymalne pod względem kosztów, musimy mieć duży budżet lub skorzystać z pomocy firmy zewnętrznej.

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj tutaj: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-danych-elektronicznych/.

Ocena czytelników
[Głosów:0    Średnia:0/5]